📝 Utilitaire FEE — Feuilles d’Émargement des Étudiants

📌 Pourquoi FEE ? Pour quoi faire ?

FEE est un outil complémentaire aux systèmes existants comme SoWeSign, mais en aucun cas un substitut. Il est particulièrement utile pour :

• repérer rapidement les étudiants absents à une épreuve et faciliter leur enregistrement dans SoWeSign ;
• conserver une trace papier fiable de la présence ou de l’absence au devoir ;
• vérifier le nombre de copies rendues par groupe, ce que SoWeSign ne permet pas ;
• préparer les rattrapages, en disposant d’un document récapitulatif pour la salle des contrôles.

🧩 À quoi sert l’utilitaire FEE ?

FEE est une application en ligne qui génère automatiquement une feuille d’émargement au format A3 (PDF) à partir d’un fichier Excel exporté depuis Scodoc. Son but est de simplifier la gestion des présences lors d’évaluations surveillées.

🎯 Objectifs pédagogiques :

• Créer rapidement une feuille d’émargement structurée par groupe (TP, TD, promo…) ;
• Assurer une vérification fiable des présences en situation d’évaluation ;
• Faciliter la gestion des absences et la planification des rattrapages.

🆕 Dernière mise à jour

FEE ne se limite plus à la seule feuille d’émargement générale :

🗂️ Des pochettes A3 par groupe peuvent désormais être générées automatiquement, prêtes à être imprimées pour organiser la collecte des copies.

Chaque pochette contient :

• le nom du groupe principal et des sous-groupes (ex. A1, A2) ;
• l’effectif total, les absents, le nom de l’enseignant ;
• un espace d’annotation manuelle.

📄 Le verso de chaque pochette contient un relevé de notes prêt à l’emploi : la liste complète des étudiants du groupe, avec des colonnes pour les notes et les remarques, permettant à l’enseignant de reporter facilement les résultats après correction des copies.

🧩 Pourquoi une feuille papier alors que SoWeSign existe ?

FEE ne remplace pas l’application SoWeSign, mais la complète intelligemment pour les examens surveillés.

Certaines situations pédagogiques rendent la feuille papier plus efficace :

• Circulation facile dans une salle de contrôle ;
• Repérage immédiat des absents par groupe, pour inscrire les noms sur les enveloppes de chaque groupe ;
• Comptage des signatures par rapport aux copies rendues ;
• Conservation d’une trace écrite manuscrite fiable et vérifiable, notamment en cas de contestation.

⚠️ Le code de séance SoWeSign peut être détourné à distance. Une signature manuscrite reste une garantie en contexte d’évaluation surveillée.

🛠️ Comment utiliser FEE en 3 étapes simples ?

1️⃣ Télécharger un fichier Excel depuis Scodoc
Dans Scodoc, sélectionnez une évaluation existante, puis :

• Cliquez sur « Saisie par fichier tableur » ;
• Assurez-vous que le filtre « Groupes » est réglé sur « Tous » ;
• Cliquez sur « Obtenir le fichier tableur à remplir ».

2️⃣ Accéder à l’utilitaire FEE
Rendez-vous sur : www.joseouin.fr/fee
Un code d’accès est requis.

3️⃣ Remplir le formulaire et générer le PDF A3

• Saisir le département (ex. : Génie civil – Construction durable) ;
• Indiquer la promotion (ex. : BUT1 – Formation Initiale) ;
• Téléverser le fichier Excel obtenu depuis Scodoc.

📥 Le fichier PDF généré contient :

• Une feuille d’émargement par groupe (A1, A2, B1...) ;
• Les noms et prénoms des étudiants ;
• Une zone manuscrite pour signature ;
• Un QR-Code d’accès rapide ;
• Un résumé effectif/promotion en haut à droite ;
• Une pochette par groupe pour collecter les copies.

📌 Les étudiants notés « DEM » dans Scodoc sont automatiquement exclus.

📄 Mode d’emploi détaillé (PDF)

Un mode d’emploi complet illustré est disponible au format PDF :

Ce document présente :

• La procédure détaillée en images ;
• Les conseils d’utilisation ;
• Des cas d’usage concrets.

🔐 Conformité RGPD

L’utilitaire FEE est entièrement conforme au RGPD :

• Aucun fichier n’est conservé ;
• Les données sont traitées temporairement pour générer le PDF, puis supprimées immédiatement du serveur.

🎥 Tutoriel vidéo

Pour découvrir le fonctionnement complet de l’outil en vidéo :

🛠️ Pourquoi FEE n’a-t-il pas été conçu comme un fichier Excel avec macros (.xlsm) ?

Plusieurs raisons ont motivé le choix d’un outil en ligne plutôt que d’un fichier Excel contenant des macros :

• Simplicité d’usage :
  Un fichier Excel avec macros nécessite d’être téléchargé, ouvert dans Excel, avec parfois des étapes techniques supplémentaires (activation du contenu, autorisation des macros, etc.).  À l’inverse, l’interface FEE est accessible en un clic depuis n’importe quel navigateur, sans configuration ni installation.

• Mise à jour centralisée :
  Un fichier Excel distribué doit être mis à jour manuellement sur chaque poste dès qu’une amélioration ou une correction est apportée. Avec FEE, l’outil est automatiquement à jour : une seule version sur le serveur, toujours la bonne, comme c’est le cas pour SoWeSign.

• Mobilité et indépendance du poste de travail :
  Que vous soyez sur votre ordinateur personnel, un poste en salle de TP ou chez vous, il suffit d’une connexion internet pour utiliser FEE. Pas besoin d’avoir installé Excel, ni de transporter des fichiers spécifiques : l’outil est disponible à tout moment.

• Compatibilité totale :
  Que l’on utilise Windows, MacOS ou Linux, FEE fonctionne parfaitement, car tout se fait dans un navigateur Internet.

• Sécurité renforcée et conformité au RGPD :
  Le traitement des fichiers est strictement encadré. Les fichiers Excel sont temporairement renommés, traités côté serveur, puis immédiatement supprimés.

En résumé, FEE propose une expérience fluide, toujours à jour, et indépendante du matériel utilisé. Il s’inscrit dans la logique des outils modernes, accessibles et légers, tout en garantissant une feuille papier A3 exploitable immédiatement.

🪪 Licence et auteur

Cet utilitaire FEE est librement utilisable à des fins personnelles ou pédagogiques.
Créé par José Ouin – www.joseouin.fr

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